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坚持数字化战略引领 亿幅成果促跨越发展——云南省档案馆档案数字化工作创新发展纪实

  今年3月,云南省档案馆数字化档案累计突破1亿画幅,馆藏文书档案数字化率达83%,其中新中国成立后文书档案数字化已进入清理扫尾阶段,新中国成立前档案明年全面完成数字化已然在望。馆藏档案机读目录已超过1100万条,实现省级机关电子文件归档系统全覆盖,数字档案与纸质档案同步接收进馆。
  经过10年努力,云南省档案馆已经拥有的规模庞大的数字档案资源,引领档案“收、管、存、用”各项业务全面提质增效,档案保护与开发齐头并进,进入精细、科学、高效的档案管理新阶段。10年来,云南省档案部门在档案数字化道路上砥砺奋进,取得可喜成绩,予人回味与借鉴。


担当责任 突破制约谋发展


  云南地处西部边疆,经济社会发展滞后,人才短缺,技术薄弱。为此,省档案局积极争取,不断突破制约,全力推进档案数字化工作。
  数字化是档案事业发展的战略方向,省档案局深知没有投入事业就难以发展。2009年,经积极争取,云南省政府批准总投资达9000余万元的省馆数字档案馆规划建设。为确保规划落实,省档案局馆高度重视项目预算编制工作,每年六七月,省档案局主要领导即牵头谋划来年项目,组织精干团队精细编制预算。由于工作扎实,在评审中获得较高评价,省财政部门多次予以增加预算奖励。省档案局的努力还得到澳门新葡亰的肯定,在国家重点档案抢救保护、国家重点档案保护与开发等项目方面给予有力支撑。目前,省档案馆已累计投入数字档案馆建设经费近7000万元,超过之前50年业务经费总和,其中投入档案数字化加工及机读目录制作经费4000余万元。省档案馆还充分发挥示范效应,带动全省各级国家综合档案馆累计投入档案数字化经费超过1.5亿元,档案数字化总量已超过4亿画幅。
  省档案馆珍惜机遇,每年档案数字化量都超过1000万画幅,虽工作压力巨大,但从未考虑过减缓步伐,因为发展机遇稍纵即逝,只有担当尽责,努力往前拼,才能不断推动档案事业实现跨越式发展。省馆档案数字化工作先后更换3名负责人,轮换近30名监管人员,但无论人员如何变换,除法定节假日外,管理部门及外包企业都始终坚持每周工作6天,每个工作日都有100余人开工10小时以上,确保档案数字化工作快速推进。
  高质高效安全推进档案数字化,关键在于人才支撑。省档案局安排具有项目管理经验的人员负责档案数字化工作,逐步招录、遴选计算机专业人员并安排到专业机构进行为期1个月以上的技术强化培训。持续组织工作人员开展业务学习,着力构建具有较强档案业务能力、熟悉计算机技术、懂管理的档案数字化人才队伍体系。为确保档案数字化工作的科学性,又组织具有甲级咨询资质的机构编制《云南省档案馆数字档案馆建设可行性研究报告》,对档案数字化工作进行全面深入研究,奠定坚实基础。配合档案数字化进程,省档案馆积极开展档案科研,自2012年以来,每年都有科研课题获得澳门新葡亰档案科技立项及优秀档案科技成果奖励。其中,“纸质档案数字化验收标准体系研究”“民国档案文件级目录制作方法研究”“数字档案馆多平台档案数据同步管理研究”等项目纷纷获奖,档案数字化工作科学水平不断提高。


创新理念 扎牢基础引领发展


  省档案馆在启动档案数字化工作伊始,即以需求为导向,提出一系列基本理念,为工作平稳进行奠定了坚实基础。
  所谓“需求导向”不能片面理解为以档案查阅利用需要为导向,而是全方位考虑档案“收、管、存、用”等需要。省档案馆认为,档案数字化既要满足方便快捷的查阅利用需要,又要满足档案保护及档案学问产品开发等高品质应用需要;既要考虑“实际使用”,还要考虑档案备份的需要;既要考虑数字档案应用的技术要求及节约成本的需要,也要科学把握IT技术迭代及成本变化的规律。基于这些认识,省档案馆突破当时的标准和普遍做法,确定以“300DPI、24位全彩色、TIFF格式”的标准进行扫描,制作1套无损压缩数据用于保存,并压缩制作1套PDF数据用于日常查阅的标准和技术路线,为高效率开展档案数字化工作奠定了坚实基础。经过10年来的实践检验,其实用性及合理性愈发凸显。
  在档案数字化过程中,省档案馆认为不能将“利用率高的档案优先数字化”僵化理解为“按利用率或预测利用需要对档案数字化工作进行排序”,甚至主观筛选哪些档案应该或者不应该数字化。通过评估档案利用需求引导档案数字化工作的做法不仅难以取得预期效果,还容易造成管理工作混乱。调研发现,档案馆的一些全宗查阅相对较多,主要是因为这些全宗的形成部门均为处理本地区全局性或综合性事务的部门,准确地讲,这些全宗不应称为“利用率高的全宗”,而应称为“重要部门全宗”。因此,省档案馆确定了“重要部门全宗优先,按全宗整体推进,不主观筛选档案,逐步覆盖全部馆藏”的档案数字化推进策略。回望10年来省档案馆档案数字化成果的应用效果,这种看似笨拙的愚公移山式的策略最符合利用      同时,省档案馆积极发挥数字化引领作用,不断提高档案精细化、科学化管理水平。省档案馆将档案数字化与文件级机读目录制作工作配合推进,确保有数字档案必有文件级机读目录,民国档案也不例外;有序开展数字化档案开放鉴定,推动档案管理利用精准到件、页;投资建设3000余平方米的重要档案及电子档案备份库,已组织全省90个档案馆前来集中备份,增强数字档案长期保存能力;有序实施已数字化档案的封存工作,已封存近30万卷档案,做到库房规范、装具整齐、固化架位,有效减少保管过程中对档案原件的损害,杜绝利用过程中丢失、损毁档案现象的发生;同步记录档案破损信息及照片、邮票等特色档案信息,为精准开展档案保护工作奠定基础;引进先进设备及技术,建设近1000平方米的档案修复中心,与数字化工作配合,共同推动档案保护工作现代化。

精益求精 严实管理确保质量与安全


  安全保密是档案数字化工作的根本要求,高质量是档案数字化工作的坚实基础,数量丰富是档案数字化工作的基本目标,省档案馆采取一系列措施,确保安全、质量、进度相互协调、互为支撑。
  自档案数字化工作开展以来,省档案馆不断建立和完善人防、技防措施,强化安全管理,先后制定近20个管理制度及工作规范,不断完善安全管理的各种技术措施。为确保绝对安全,省档案馆在承担档案数字化项目的外包服务企业建立了安全管理人员架构和责任体系,利用监管日志、存储载体登记册等监管工具加强安全管理,还特别配备了由监管人员直接管理的档案周转库房,每天严格清点并登记档案使用情况,严格管理移动存储载体,做到登记领用、当天归还,并在外包服务企业完成项目任务离场时,严格清点及移交所有存储载体。为防止安全管理流于形式,确保外包服务企业严格落实制度,省档案馆还采取现场管理人员每天巡查抽检、部门负责人不定期突击检查的两级督查措施,对照监管记录核查现场情况,确保各项安全管理工作正常运转,将制度要求转化为日常行为管理规范。
  如果档案数字化工作各个环节不协调,档案安全工作风险就会更大、隐患就会更多,为此,省档案馆采取了“档案高频次、小批量调用入场,限制场内库存,限时出场归还,限时质量验收,限时移交数据”“小步快走、衔接有序”的进度管理策略,高质量推进档案数字化工作。监管人员还建立了工作进度管理表,聚焦关键环节进行跟踪监督。省档案馆数字化管理部门通过日报、周报、月报等随时掌控进度,每月向领导报送档案数字化工作动态表,一旦发现进度异常,马上采取针对性措施进行调整,确保工作进度。
  同时,省档案馆坚持将质量验收作为档案数字化工作的核心环节,严把质量关。工作伊始,省档案馆就建立了专家库,以1万卷左右档案为1个批次,组织专家按20%比例进行抽检,对数字化成果进行质量验收,以此为基础的“纸质档案数字化验收标准体系研究”课题成果获得了澳门新葡亰优秀科技成果二等奖。经4年左右应用,虽然质量验收合格率一直保持99%以上的较高水平,但随着数字化成果规模不断扩大,质量问题不断暴露,虽然比例极低,但绝对数量却不容忽视。省档案馆全面检讨问题,勇于承认验收方法的不足,大胆创新,以“无限接近零错误”为目标,实施了“与数字化加工进度同步开展100%质量验收,并使用App进行技术检测”“不计算合格率,确保发现错误全部修正作为合格标准”的质量验收方法。为最大限度地保证档案数字化工作的质量,省档案馆还引入了第三方服务企业实施质量验收,监管人员以50卷档案为一个批次,对完成质量验收的数字化成果按比例复查。新的质量验收方法取得了立竿见影的效果,有效解决了档案数字化质量管理难题。


高效服务 纵深拓展促跨越


  省档案馆坚持“每个全宗数字化完成之日,就是成果投入应用之时”的理念,不断推动档案数字化工作向纵深发展。
  依托数字化档案,省档案馆查阅利用量不断增长,数分钟内提供档案利用的事例屡见不鲜。仅2018年12月,省档案馆就为近2000名利用者出具了档案证明,还为近300人次利用者提供近万件数字化档案的查阅服务,尤其是12月17日,省档案馆创下单日为110名利用者出具档案证明的记录,每次查询平均用时3.8分钟。许多利用者还专程前往省档案馆,通过电子查阅的方式一睹先辈遗墨,传承家风学问,此类做法成了档案利用新风尚。方便快捷的档案利用服务让社会各界对档案工作形成了新认识,也对档案数字化工作提出了更高要求。很多机关单位专门致函要求拷贝数字档案,仅2018年,省档案馆就向省委办公厅、西南联大博物馆等提供数万件数字档案。2019年,云南省委办公厅提出要加快推进数字档案馆建设,要求省档案馆年内完成馆藏新中国成立后文书档案数字化工作。
  省档案馆数字档案资源全面覆盖云南百年历史,为档案开发和合作提供了有力支撑。近年来,省档案馆依托优质数字档案资源,每年编辑4期《档案信息参阅》,开发5种以上档案学问产品,并具备1周完成1个人物年谱、2周完成1本专题档案汇编的能力。随着档案开发能力大幅提高,2018年,省档案局申报的“南侨机工档案”成功入选《世界记忆亚太地区名录》。省档案馆每年还为数十个国家级和省级科研课题、数十个单位编史修志、上百名专家学者等提供丰富的档案资料,为中央电视台、云南电视台等数十个单位举办展览、制作电视片提供翔实的档案素材。2018年,省档案馆又与云南师范大学、云南民族大学等签订了战略合作协议。
  档案学问产品开发和档案合作的广度与深度不断拓展,对档案数字化工作产生新的期待,成为档案数字化工作的新动力。省档案馆不断探索和创新档案数字化工作,先后建设了复转军人数据库、滇军阵亡将士名录等10余个专题数据库。2018年,省档案馆启动了馆藏婚姻档案数据库建设,力求建成汇聚各级档案馆婚姻档案的专题数字档案资源库。2019年,省档案馆又启动了规模更加庞大的民国档案人名数据库建设,探索构建新型数字档案查阅利用平台,为档案大数据应用奠定基础。
  回顾过去,实为指引未来。省档案馆档案数字化虽成效显著,但技术层次还不高,还未开始人工智能及大数据的应用。面对新时代新发展新需要,省档案馆将继续发扬努力奋进、扎实工作的作风,不断深化和创新档案数字化建设,推动云南档案事业高质量跨越发展。

  原载于《中国档案报》2019年5月13日  总第3372期  第一版

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